Jakie są zasady pracy zdalnej w świetle prawa pracy?
Praca zdalna w ostatnich latach stała się nie tylko odpowiedzią na potrzeby związane z sytuacjami kryzysowymi, lecz także pełnoprawnym rozwiązaniem stosowanym w zakładach pracy. Jeszcze kilka lat temu brakowało jej jednoznacznego uregulowania prawnego przez co jej stosowanie rodziło liczne wątpliwości zarówno po stronie pracowników, jak i pracodawców. Obecnie praca zdalna w prawie pracy została wprowadzona na stałe do Kodeksu pracy, a wraz z nią pojawiły się szczegółowe przepisy określające, jak powinno wyglądać jej wdrażanie i wykonywanie. Warto zatem przyjrzeć się bliżej, jakie obowiązują zasady, jakie dokumenty są wymagane oraz jak w praktyce wygląda podział obowiązków i odpowiedzialności.
Kodeks pracy a praca zdalna – definicja i podstawy prawne
Nowelizacja Kodeksu pracy z 2023 roku wprowadziła kompleksowe uregulowania dotyczące pracy zdalnej. Zgodnie z przepisami może być ona wykonywana:
- całkowicie zdalnie – czyli przez cały czas poza siedzibą pracodawcy
- hybrydowo – częściowo w biurze, a częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika.
Najważniejsze jest jednak to, że zasady pracy zdalnej muszą być uzgodnione i udokumentowane. Nie wystarczy ustne polecenie pracy zdalnej.
Kiedy można zlecić pracę zdalną?
Pracodawca nie zawsze może jednostronnie nakazać wykonywania pracy w trybie zdalnym. Przepisy przewidują kilka sytuacji:
- Porozumienie stron – najczęstsza forma, kiedy obie strony zgadzają się na tryb zdalny.
- Polecenie pracodawcy – możliwe w szczególnych okolicznościach, np. podczas stanu nadzwyczajnego lub zagrożenia epidemicznego.
- Praca zdalna na wniosek pracownika () – do 24 dni w roku, tzw. okazjonalna praca zdalna, dostępna dla wszystkich zatrudnionych nawet jeśli praca zdalna nie jest wprowadzona w zakładzie pracy. Wniosek o pracę zdalną nie jest wiążący.
Regulamin pracy zdalnej – co musi zawierać?
Jednym z kluczowych dokumentów związanych z pracą zdalną jest regulamin pracy zdalnej. Ustawodawca wskazuje minimalne elementy, które powinny się w nim znaleźć:
- zasady uzgadniania pracy zdalnej,
- sposób porozumiewania się z pracownikiem,
- metody potwierdzania obecności i wykonywania obowiązków,
- procedury kontroli,
- zasady BHP przy pracy zdalnej,
- reguły zwrotu kosztów i zapewniania sprzętu.
Dobrze przygotowany regulamin chroni obie strony – daje pracownikowi pewność co do zasad wykonywania pracy zdalneja pracodawcy pozwala na uporządkowanie procesów w zakładzie pracy i zarządzanie personelem
Jeśli pracodawca nie sporządza regulaminu pracy zdalnej to może wyżej wymienione kwestie uregulować w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem.
Obowiązki pracodawcy przy pracy zdalnej
Choć część osób uważa, że praca zdalna oznacza przerzucenie odpowiedzialności na pracownika, przepisy jasno wskazują, że obowiązki pracodawcy przy pracy zdalnej są nadal bardzo istotne. Należy do nich m.in.:
- zapewnienie materiałów i narzędzi pracy (komputer, oprogramowanie, akcesoria biurowe),
- organizacja szkoleń BHP i przekazanie wytycznych dotyczących ergonomii,
- pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy w domu (np. energia elektryczna, internet),
- dbałość o ochronę danych osobowych.
Dodatkowo, pracodawca powinien udostępnić kanały wsparcia technicznego oraz jasno określić zasady komunikacji.
Kontrola pracy zdalnej – jak wygląda w praktyce?
Zgodnie z Kodeksem pracy możliwa jest kontrola pracy zdalnej w zakresie:
- realizacji powierzonych zadań,
- przestrzegania zasad BHP,
- przestrzegania zasad ochrony danych i tajemnic przedsiębiorstwa.
Kontrola ta nie może jednak naruszać prywatności pracownika. Dlatego najczęściej odbywa się online (np. wideospotkania, systemy raportowania), a ewentualne wizyty w miejscu wykonywania pracy muszą być wcześniej zapowiedziane i uzgodnione.
Praca zdalna a ochrona danych osobowych
Jednym z największych wyzwań jest ochrona danych osobowych w pracy zdalnej. Pracownik, pracując z domu, często ma dostęp do wrażliwych informacji. Dlatego pracodawca powinien:
- udostępniać zabezpieczony sprzęt,
- wprowadzać obowiązek korzystania z VPN i szyfrowanych komunikatorów,
- stosować polityki RODO dostosowane do pracy zdalnej,
- szkolić pracowników w zakresie cyberbezpieczeństwa.
Kodeks pracy wyraźnie wskazuje na konieczność sporządzenia procedur ochrony danych osobowych w pracy zdalnej oraz szkolenia pracowników w tej materii.
Wdrożenie tych zasad minimalizuje ryzyko wycieku danych i odpowiedzialności prawnej.
Ewidencja pracy zdalnej i rozliczanie kosztów
Kwestia czasu pracy w trybie zdalnym bywa problematyczna. Przepisy pozwalają na prowadzenie ewidencji pracy zdalnej, ale pozostawiają dużą swobodę, w jaki sposób ma być prowadzona. Mogą to być:
- raporty dzienne,
- logi w systemach komputerowych,
- karty pracy,
- elektroniczne aplikacje do zarządzania projektami.
Drugim zagadnieniem są koszty. Praca zdalna a koszty pracodawcy to temat często budzący emocje. Przepisy wskazują, że pracodawca powinien zwrócić pracownikowi wydatki poniesione w związku z pracą zdalną. Najczęściej stosuje się ryczałty miesięczne, które pokrywają część kosztów energii i internetu.
BHP przy pracy zdalnej
Praca w domu nie zwalnia pracodawcy z odpowiedzialności za bezpieczeństwo. Dlatego BHP przy pracy zdalnej obejmuje:
- ocenę ryzyka zawodowego,
- przekazanie wytycznych dotyczących ergonomii stanowiska,
- szkolenia online z zakresu BHP,
- potwierdzenie pracownika, że jego miejsce pracy spełnia podstawowe wymagania.
Pracodawca ma wręcz obowiązek sporządzenia informacji zawierającej zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej.
Choć pracodawca nie odpowiada za każdy element wyposażenia w domu, musi zadbać o to, by pracownik wiedział, jak zorganizować stanowisko pracy w sposób bezpieczny.
Najważniejsze zasady pracy zdalnej – podsumowanie w punktach
- Musi być uregulowana w regulaminie lub indywidualnym porozumieniu z pracownikiem.
- Wymaga zgody pracownika, chyba że występują szczególne okoliczności.
- Pracodawca odpowiada za zapewnienie sprzętu i pokrycie kosztów pracy zdalnej.
- Konieczne jest zapewnienie zasad BHP i ochrony danych.
- Praca zdalna może być kontrolowana, ale w sposób nienaruszający prywatności.
- Możliwe jest rozliczanie w formie ewidencji lub ryczałtu.
- Pracownik ma prawo do okazjonalnej pracy zdalnej – do 24 dni rocznie.
Skorzystaj z profesjonalnej pomocy
Zasady pracy zdalnej są coraz bardziej szczegółowo regulowane, ale nadal rodzą wiele praktycznych pytań – zwłaszcza w zakresie dokumentacji, rozliczeń czy obowiązków stron. Jeśli potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu regulaminu, opracowaniu procedur BHP lub interpretacji przepisów dotyczących pracy zdalnej, warto skorzystać z pomocy specjalisty.
Zapraszam do kontaktu – profesjonalne doradztwo prawne w zakresie prawa pracy pomoże Ci wdrożyć pracę zdalną w zgodzie z przepisami, a jednocześnie w sposób wygodny i efektywny dla całej organizacji.
